Flexible Arbeitszeiten, der eigene Chef sein und ein Netzwerk glücklicher Kunden aufbauen – die Arbeit als Freelancer klingt ziemlich sexy, oder?
Buchhaltung hingegen nicht so sehr. Als freiberuflicher Webdesigner oder -entwickler ist das Verständnis der Grundlagen des Rechnungswesens und der dir zur Verfügung stehenden Tools dennoch von entscheidender Bedeutung.
Leider ist der Papierkram rund um die Finanzen deines Business nicht nur unsexy, sondern kann auch eine ziemliche Herausforderung sein.
Wenn du mit mehreren verschiedenen Kunden gleichzeitig arbeitest, kann es schwierig sein, den Überblick darüber zu behalten, wer dir welche Summen schuldet, wann jede einzelne Zahlung fällig ist und wie viel du für die Steuer zurücklegen muss.
Aus diesem Grund haben wir einige hilfreiche Tipps zusammengestellt, die dir helfen sollen, die finanzielle Seite deines digitalen Imperiums zu managen. So wirst du dich wieder auf wichtigere Dinge wie den Ausbau deines Unternehmens konzentrieren können.
1. Behalte den Überblick über deine Buchhaltung
Du solltest immer wissen, wann und von wem die nächste Rechnung beglichen werden soll. Denn bereits das kann den Unterschied zwischen dem Wachstum deines Freelance-Business und seinem Scheitern ausmachen.
Falls du bereits einen Buchhalter oder Steuerberater hast, ist das hervorragend. Dann bist du schon einen Schritt weiter und du lässt dir einen Teil dieser wichtigen Arbeit abnehmen.
Allerdings werden sich einige Buchhalter deine Zahlen möglicherweise nur auf jährlicher Basis anschauen können. Deswegen ist es wichtig, dass du selbst kontinuierlich im Blick behältst, wie es um deine Finanzen steht, ob du dir spontane Investitionen zur Förderung deines Unternehmens erlauben kannst, oder ob es ratsam ist, für eine Weile sparsamer zu haushalten.
Außerdem bist du auf diese Weise stets auf deine vierteljährliche Steuererklärung vorbereitet (die für Freiberufler durchaus ratsam ist) und musst nicht alle drei Monate in eine mittelschwere Krise geraten, weil du den einen oder anderen wichtigen Beleg nicht findest.
Lesetipp: Das Freelancing-ABC: Wie man Marketing für ein kleines Unternehmen betreibt
2. Etabliere ein für dich funktionierendes System
Organisation zahlt sich aus und bedeutet, dass Panik bei der Buchhaltung passé ist. Richte deine Finanzen und alle damit verbundenen Prozesse deswegen frühzeitig ein. So kannst du ein späteres Chaos und die damit verbundenen Kopfschmerzen vermeiden.
Es kann darüber hinaus sinnvoll sein, sich vorab den Rat eines Buchhalters oder Steuerberaters einzuholen. Verwendet er vielleicht eine besondere Software? Falls ja, könnte er Finanzdaten einfach und sicher von überall aus mit dir austauschen, was langfristig ein enormer Vorteil sein kann. Wenn es sich um eine gute Buchhaltungssoftware handelt, wird sie zudem einen Großteil der Organisation für dich erledigen.
Ganz gleich, ob du Buchhaltungstools zur Verfolgung ausstehender Rechnungen, zur Verwaltung des Cashflows oder zur Rechnungsstellung an Kunden verwendest – sie helfen dir dabei, genaue Aufzeichnungen zu führen. Und das ist letztlich das Beste, was du für dein Business tun kannst. Denn ob eine Steuerprüfung ins Haus steht oder du einfach nur eine nicht bezahlte Rechnung verfolgen möchtest, sind deine Einnahmen und Ausgaben gut sortiert, kannst du effizienter arbeiten.
Es versteht sich von selbst, dass du durch die Beauftragung eines Buchhalters zur Erledigung all dieser Aufgaben viel Zeit sparen wirst. In der Folge wirst du dich auf wichtigere Dinge konzentrieren können, wie zum Beispiel das Marketing und die Neukundengewinnung.
Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, worauf du in puncto Dropshipping Steuern achten musst.
3. Nichts ist unwichtig, halte einfach alles fest 
Die Steuererklärung für Freelancer ist nicht gerade einfach, muss aber nicht so schmerzhaft sein, wie sie vielen Unternehmern erscheint. Damit du nicht in Panik gerätst, zeigen wir dir einige hervorragende Möglichkeiten, wie du vermeiden kannst, dich am Ende des Jahres hektisch um Abzüge und Abschreibungen kümmern zu müssen.
Behalte in elektronischer Form den Überblick über:
- Die geleisteten Stunden oder die Aufträge, die du erledigt hast (für jeden Kunden)
- Die Kosten pro Stunde oder pro Projekt für jeden Kunden (egal wie klein)
- Die Geschäftsausgaben
- Die geleistete Zahlungen, einschließlich Banküberweisungen
- Die Zahlungen von Kunden
Und über andere potenzielle Abschreibungen wie:
- Reisekosten
- Strom- und Nebenkostenrechnungen
- Telefon- und Internetrechnungen
- Ausgaben für Technik wie Computer, Drucker und Telefon
- Berufsbezogene Bücher, Kurse und Seminare
- Webdesign/Hosting, Software und Bürobedarf
- Büromiete (das kann ein Zimmer in deiner Wohnung sein, aber nicht die ganze Wohnung)
4. Lege ausreichend Geld beiseite
Es ist nie eine schlechte Idee, Geldmittel für deine Steuererklärung zurückzulegen. Wenn du zum ersten Mal freiberuflich tätig bist, wirst du wahrscheinlich daran gewöhnt sein, dass ein Arbeitgeber automatisch einen Teil deines Einkommens zur Deckung der Einkommenssteuer einbehält. Jetzt als Freelancer musst du auf die Möglichkeit einer höheren Steuerbelastung vorbereitet sein, die etwas anders berechnet wird.
Als allgemeine Faustregel gilt, etwa 30 Prozent deines Einkommens beiseite zu legen, um deine Steuerausgaben begleichen zu können. Eine gute Buchhaltungssoftware kann dich dabei unterstützen, einen genauen Beitrag festzulegen, indem sie Berichte erstellt, die eine Schätzung deiner Steuerbelastung ermöglichen und dir ein klares Bild verschiedener Faktoren vermittelt. Beispielsweise über:
- Alle deine Rechnungen
- Die Entwicklung deines Cashflow
- Die Schulden, die dir gegenüber ausstehen
- Die Schulden, die du anderen gegenüber hast
- Die Pünktlichkeit der Zahlungen deiner Kunden
5. Bonusvorteile einer Buchhaltungssoftware
Die Bonusvorteile einer Buchhaltungssoftware sind, dass du schneller bezahlt wirst und dass es einfacher ist, einen Kredit zu bekommen (weil deine gespeicherten Finanzdaten jetzt ein Einkommensnachweis für eine Bank sind). Zudem wirst du besser vorbereitet sein, wenn du jemals vom Finanzamt geprüft werden solltest.
Weitere Vorteile sind...
- ..., dass du benutzerdefinierte Rechnungen in wenigen Minuten erstellen und versenden kannst.
- ..., dass du Rechnungsbenachrichtigungen für dich und deine Kunden automatisieren kannst.
- ..., dass du säumige Zahler leicht identifizieren und entsprechende Zahlungen nachfordern kannst.
Auf den Punkt gebracht
Wenn du als Freelancer deine Finanzen genau im Auge behältst, kannst du erkennen, was für dein Unternehmen funktioniert und was nicht. Die wertvollen Erkenntnisse aus der richtigen Buchhaltungssoftware können dir ein zusätzliches Maß an Kontrolle geben, das den Unterschied eines erfolgreichen und eines scheiternden Business ausmacht.
Doch keine Sorge nun bist du gut gewappnet. Wir wünschen dir viel Erfolg auf deiner sexy unternehmerischen Reise.
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