Ein Gastbeitrag von Gal Dubinski.
Ein attraktives Unternehmen bietet für seine Mitarbeiter optimale Rahmenbedingungen, die das produktive Schaffen erleichtern. Dazu gehört auch ein räumlicher Arbeitsplatz, an dem sich das Team wohlfühlt, austauscht und zugleich effizient arbeiten kann. Doch in der modernen Arbeitswelt können viele Arbeitnehmer ihrem Beruf ortsabhängig nachgehen.
Immer mehr Beschäftigte, vor allem aus der Dienstleistungsbranche, brauchen im Grunde genommen nur einen Laptop und eine stabile Internetverbindung, um ihren Job zu erledigen. Die Möglichkeit tageweise aus dem Homeoffice oder gar komplett aus der Ferne zu arbeiten, ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer reizvoll.
Der Trend in puncto neue Arbeitsformen geht zu ortsunabhängig aufgestellten Remote-Teams. Immer mehr Unternehmen sparen sich die Kosten für die Büromiete und locken Mitarbeiter mit der Option an, von überall auf der Welt aus arbeiten zu können. Egal ob vom eigenen Schreibtisch daheim, aus dem Lieblingscafé um die Ecke, oder als digitaler Nomade aus dem Coworking-Space auf Bali. Bei so viel räumlicher Freiheit und Flexibilität kommt selbst beim stressigsten Schreibtischjob nicht so schnell das Gefühl auf, im Hamsterrad zu stecken.
In diesem Artikel stellen wir fünf effektive Methoden vor, die wir bei der Koordination des Remote-Teams mit unseren Autoren und Designern anwenden. Dabei geben wir fünf Tipps für eine erfolgreiche Zusammenarbeit aus der Distanz.
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Besondere Herausforderungen für Homeoffice-Teams
Remote-Teams, die sich rein virtuell abstimmen, entwickeln eine ganz eigene Dynamik in der Zusammenarbeit. Die Arbeitsprozesse unterscheiden sich fundamental von denen in einem klassischen Großraumbüro. Die Führung eines Remote-Teams muss sich dabei besonderen Herausforderungen stellen: Sie sollte eine Mitarbeiterkultur fördern, die das Zusammengehörigkeitsgefühl im Team stärkt. Und sie sollte zugleich den produktiven Output ihres Teams nicht aus den Augen verlieren.
Remote arbeitende Unternehmen sind im Vorteil, da ihre Mitarbeiter prinzipiell motivierter sind als jene in räumlich gebundenen Bürojobs. Laut einer Studie der Universität Basel machen ortsunabhängig arbeitende Teammitglieder pro Woche im Schnitt mehr 2,5 Überstunden als ihre Kollegen im Büro.
Die Ortsunabhängigkeit ist eine Win-Win-Situation sowohl für das Unternehmen als auch seine Mitarbeiter. Doch die Produktivitäts- und Motivationssteigerung tritt nicht automatisch ein, sobald der Arbeitgeber seine Mitarbeiter freistellt, von überall aus arbeiten zu können.
Der Übergang von einem räumlich gebundenen Arbeitsverhältnis zum Remote-Team erfordert eine strategische Herangehensweise. Eine vorausschauende Planung der Arbeitsprozesse und eine gute Führung entscheiden über den Erfolg des Remote-Teams.
1. Einen virtuellen Gemeinschaftsraum schaffen
Remote-Teams sollten auch an ihrem virtuellen Arbeitsplatz die Möglichkeit haben, sich zu treffen und auszutauschen. Ein Online-Gemeinschaftsraum dient als Ersatz für die klassischen Anlaufstellen im physischen Büro abseits des eigenen Schreibtischs, wo man während der Arbeitspause seine Kollegen trifft.
An diesen neuralgischen Treffpunkten tauscht man sich untereinander über berufliches und privates aus, lernt sich auf einer persönlichen Ebene kennen und schließt Freundschaften.
Laut einer Studie von Globoforce gaben 83 Prozent der Befragten an, dass die Beziehung zu den Mitarbeitern ein wichtiger Faktor für ihre allgemeine Zufriedenheit im Leben ist. Für ein Remote-Team ist daher ein virtueller Treffpunkt unerlässlich, in dem der Flurfunk ersatzweise stattfinden kann und in dem der persönliche Austausch gefördert wird.
Einen virtuellen Wasserspender einrichten
An einem räumlich gebundenen Arbeitsplatz gibt es zahlreiche Möglichkeiten mit den Kollegen eine persönliche Beziehung aufzubauen. Wasserspender, Kopierer, Kaffeemaschine, Raucherecke, Teeküche oder die Betriebskantine sind klassische Orte, an denen sich die Mitarbeiter treffen, unterhalten und näher kennenlernen. Diese Treffpunkte, an denen ein ungezwungener Austausch stattfinden kann, fördern auf natürliche Weise den Zusammenhalt.
Ein remote aufgestelltes Team hat nicht die gleichen Möglichkeiten, sich unverbindlich „über den Weg zu laufen“ und ein kurzes Schwätzchen zu halten. Virtuelle Räume bieten nicht das gleiche Maß an zwangloser Interaktion und erschweren daher, dass ein Zusammengehörigkeitsgefühl im Team entsteht.
Dennoch können die sozialen Interaktionsräume über digitale Plattformen mit Chatfunktion nachgebildet werden. Das beliebteste Tool für Remote Teams ist sicherlich Slack. Dieser webbasierte Instant-Messaging-Dienst hat neben der Chatfunktion eine Vielzahl von weiteren nützlichen Features für die gemeinsame Projektarbeit.
Chefs nicht erlaubt: Chaträume ohne Führungskräfte
Viele Gespräche, die aus physischer Nähe geführt werden, sind vertraulicher Natur. Damit es für die Chatteilnehmer entspannt zugeht, könnte man Vorgesetzte und Führungskräfte von gewissen Chatgruppen ausschließen.
Auf diese Weise fühlen sich die Teammitglieder ungezwungener ihre Meinung zu äußern – ohne zu befürchten, dass jeder Kommentar unter Beobachtung steht, die Karriere negativ beeinflusst oder arbeitsrechtliche Konsequenzen drohen.
Auch wenn als Vorgesetzter die Versuchung groß sein sollte, einen Blick in den Chatverlauf zu werfen: Ein Chatroom in der die Führung außen vor bleibt, genießt arbeitsrechtlich gesehen die gleiche Privatsphäre wie vergleichbare Regelungen im Büro. Der Arbeitnehmer ist auch im virtuellen Raum vor allzu neugierigen Einblicken des Chefs geschützt. Abgesehen davon würden solche Kontrollen das Vertrauensverhältnis untereinander massiv beeinträchtigen.
Das soll nicht heißen, dass die Führungsebene grundsätzlich aus den Chaträumen verbannt werden sollte. Eine Kompromisslösung wäre es, zwei getrennte Kanäle einzurichten: Einen expliziten Mitarbeiterchat und einen Kanal für das gesamte Team.
Live-Videoschaltungen für die Gemeinschaft
Um das persönliche Verhältnis aus der Distanz zu fördern, könnten regelmäßige Live-Videoschaltungen als Bestandteil der internen Unternehmenskommunikation festgelegt werden.
Zum Beispiel könnte an einem Tag der Woche das gesamte Team während der Arbeitszeit ihre Webcams eingeschaltet lassen – nicht zu Überwachungszwecken im Stil von Big Brother, sondern vielmehr um durch die bloße Anwesenheit unter Kollegen ein vertrautes Gefühl zu schaffen. Die simulierte Großraumbüro-Atmosphäre trägt dazu bei, dass der Gemeinschaftssinn gestärkt wird.
2. Das Projektmanagement vereinfachen
Über Chats und Videokonferenzen hinaus, gibt es Programme und Tools, mit denen das Projektmanagement sowohl im Büro als auch im Remote-Office organisiert und vereinfacht werden kann.
Wenn dein Team noch keine Projektmanagement-Software verwendet, solltet ihr dies unbedingt nachholen. Denn diese Programme erleichtern den Workflow spürbar. Mit den Tools lassen sich standardisierte Prozesse leicht in Teilschritten gliedern und umsetzen. Sie weisen den einzelnen Teammitgliedern ihre Aufgaben zu, stellen übersichtlich dar, wer für was verantwortlich ist und auf welchem Stand sich das Projekt befindet.
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Das bringt Ordnung in die Abläufe. Darüber hinaus werden Zuständigkeiten übersichtlich und eindeutig festgehalten, was unnötige Mehrarbeit verhindert. Auf Missverständnissen beruhende Schuldzuweisungen – die häufig vorkommen, wenn man aus der Distanz zusammenarbeitet – lassen sich so auf ein Minimum reduzieren.
Wenn allen im Team klar ist, welche Projekte und Teilschritte für die nächste Woche oder den laufenden Monat anstehen, fällt es jedem leichter, seine eigenen Aufgaben zu erkennen und den nächsten Schritt in Angriff zu nehmen. Dies steigert sowohl die Produktivität als auch die Motivation des gesamten Teams.
Tools für das Projektmanagement
Ortsunabhängiges Arbeiten birgt die Gefahr, dass die Work-Life-Balance schnell aus den Fugen geraten kann. Projektmanagement-Tools helfen den Überblick zu behalten, indem sie zeigen, welche Aufgaben wirklich dringend sind. So kann jeder im Team seinen privaten Alltag außerhalb der Arbeitszeit rund um das Projekt besser planen.
Je nach individuellen Ansprüchen gibt es zugeschnittene Software-Programme, die das Projektmanagement erleichtern. Schlank aufgestellte und leicht zu bedienende Tools wie Trello eignen sich vor allem, um Projektaufgaben in Teilschritte zu unterteilen und diese an einzelne Teammitglieder zuzuweisen.
Mit Trello lassen sich zudem Deadlines für die einzelnen Arbeitsschritte übersichtlich darstellen. Sobald die Teilaufgabe abgeschlossen ist, wird sie per Drag-and-drop in die "Erledigt“-Liste gezogen.
Tools für größere Teams und Unternehmen
Darüber hinaus stehen noch eine Vielzahl an umfangreich ausgestatteten Alternativen wie Asana, Basecamp oder Wrike zur Auswahl. Vor allem größere Teams und Unternehmen nutzen diese Plattformen, um ihre Projekte und Aufgaben zu verwalten.
Mit den Programmen können mehrere Projekte gleichzeitig gemanagt und die Verantwortungsbereiche an die einzelnen Mitglieder zugewiesen werden. Die meisten Softwarelösungen haben eine Reihe von nützlichen Zusatzfunktionen. Sie versenden beispielsweise automatische Benachrichtigungen an die einzelnen Mitglieder, sobald Aufgaben zugewiesen wurden.
Darüber hinaus erlauben es viele dieser Tools, Kommentare zu hinterlassen und beinhalten eine Chatfunktion. Das Programm Basecamp hat beispielsweise mit dem „Chatfire" einen virtuellen Raum geschaffen, in dem sich die einzelnen Mitglieder über die anstehenden Aufgaben zwanglos austauschen können. Der Chatverlauf bleibt im Speicher erhalten, sodass jederzeit wichtige Details aus den zurückliegenden Gesprächen abgerufen werden können.
Remote Arbeiten aus dem Co-Working-Space
Spielend leicht gemeinsame Dokumente erstellen
Ein reibungslos ablaufendes Projektmanagement und eine schnelle Kommunikation sind entscheidende Erfolgsfaktoren für ein Remote-Team. Tools zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten erleichtern den Informationsfluss untereinander – ohne Zeitverlust durch Hin-und-Herschicken und das sonst üblichen Durcheinander aus verschiedene Versionen derselben Datei, an der mehrere Teammitglieder Hand angelegt haben.
Das bekannteste dieser Sharing-Tools ist sicherlich Google Docs. Das Textverarbeitungsprogramm erlaubt es, Dokumente in Echtzeit zu teilen. Jedes freigeschaltete Teammitglied kann den Text ausbauen, korrigieren oder kommentieren. Änderungen werden sofort abgespeichert, sodass jeder an der aktualisierten Version des Texts arbeiten kann.
Die Kommentarfunktion erlaubt es, dass andere Mitglieder und Team-verantwortliche eigene Anmerkungen machen können, ohne den Text selbst zu verändern. Eine weitere nützliche Funktion ist, dass die einzelnen Änderungen zeitlich zurückverfolgt und gegebenenfalls wiederhergestellt werden können.
Weitere beliebte Tools für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten sind unter anderem Dropbox, Zoho Docs, Confluence und Quip.
3. Kommunikationssysteme für Remote-Teams einrichten
Eine reibungslose Kommunikation ist der entscheidende Faktor für ein erfolgreiches Team. Im Gegensatz dazu führt eine schlechte Kommunikation zu Missverständnissen, Mehrarbeit und senkt die Motivation der einzelnen Mitglieder. Im schlimmsten Fall kann dadurch das gesamte Projekt scheitern. Besonders für Remote-Teams ist es wichtig, ein Online-Kommunikationssystem aufzubauen, um sich aus der Ferne untereinander abzustimmen.
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Der Austausch vorrangig über E-Mail ist nur in seltenen Fällen die beste Lösung – erst recht nicht, wenn sich viele Nachrichten im Posteingang aufstauen. Ein voller Postkorb macht nicht nur die Prioritätensetzung schwer. Das ständige Checken von eingehenden Mails kann auch schnell zu einer zeitraubenden Ablenkung ausarten. Chat-Tools sind dagegen wesentlich geeigneter für eine schnelle und einfache Kommunikation.
Hier nun eine Zusammenstellung verschiedener Lösungen, um der Kommunikation im Remote-Team Struktur zu geben:
- E-Mail: Der Versand von digitaler Post ist prädestiniert für die Kommunikation außerhalb der Arbeitszeiten und für vertrauliche Anliegen.
- Chats in Echtzeit: das geeignete Mittel für den schnellen Austausch und dringende Fragen.
- Video-Chat: Ideal für Job-Interviews, da die Körpersprache und Mimik das Gesamtbild des Bewerbers abrunden. Außerdem ist der Video-Chat geeignet für Mitarbeitergespräche, konstruktives Feedback und Live-Trainings, die durch das visuelle Element einen besseren Lerneffekt erzielen.
- Sprachübertragung per IP-Telefonie (VoIP): Optimal, um auf die Schnelle einen Sachverhalt zu erklären, der per E-Mail oder Instant Messenger als ausformulierter Text zu viel Zeit in Anspruch nehmen würde.
- Projektmanagement-Tools: effizient zur Systematisierung der Kommunikation in Unterkategorien zu den einzelnen Projekten. Mithilfe der Suchfunktion kann auf schon geführte Unterhaltungen leicht zurückgegriffen werden, wodurch Missverständnisse und wiederholt auftretende Fragen reduziert werden.
- Kurze, vorab aufgezeichnete Videobotschaften: Geeignet für Erklärvideos, Schulungen, Trainings und Präsentationen, da durch das visuelle Element Inhalte besser vermittelt werden.
4. Meetings auf ein Minimum beschränken und planbar machen
Video-Konferenzen statt Meetings im Besprechungszimmer
Viele Menschen assoziieren den typischen Bürojob mit ständigen Teambesprechungen, die viel Zeit für die Vor- und Nachbearbeitung in Anspruch nehmen. In so manch einem Unternehmen sind die dauernden Meetings wahre Zeitfresser, die von der eigentlichen Arbeit abhalten. In modern geführten Teams wird dieser Produktivitätskiller nach und nach auf ein unbedingt notwendiges Maß reduziert.
Progressive Unternehmen haben erkannt, dass langatmige Besprechungen nachweislich die Produktivität senken und Arbeitszeit vergeuden. Laut einer Studie von Sharp Electronics Europe verbringt jeder Mitarbeiter in einem deutschen Unternehmen pro Monat durchschnittlich 16,5 Stunden in Meetings.
80 Prozent der Befragten empfinden die Teamsitzungen als unproduktiv. Mehr als die Hälfte gab an, dass diese Besprechungen zu keinem klaren Ergebnis führten.
Mitarbeiter sehen Meetings eher als ein notwendiges Übel anstelle einer Bereicherung an. Statt zuzuhören und sich aktiv am Gespräch zu beteiligen, sind laut der Studie viele Teilnehmer nur physisch aber nicht geistig anwesend. Die Präsenzpflicht wird genutzt, um E-Mails zu checken, an To-do-Listen zu arbeiten, oder sich über das Smartphone ablenken zu lassen.
Virtuelle Meetings zielgerichtet planen und kommunizieren
Sollten diese zeitfressenden Besprechungen am virtuellen Arbeitsplatz überhaupt stattfinden? Nun, Meetings sind nicht per se überflüssig. Aber die Teamleitung sollte vorab einen zeitlichen und thematischen Rahmen festlegen. Nur so ist gewährleistet, dass der Aufwand in Relation zum Nutzen steht.
Völlig kontraproduktiv wäre es, eine Teamsitzung am Montagmorgen abzuhalten. Besprechungen sollten vielmehr so geplant sein, dass sie den Workflow der einzelnen Teammitglieder möglichst wenig beeinträchtigen und sie nicht aus ihrem produktiven Schaffen herausreißen.
Zudem sollten Besprechungen mit zeitlichem Vorlauf angekündigt werden, damit sich alle Beteiligten auf den Termin einstellen können und dringende Aufgaben nicht unerwartet aufschieben müssen.
3 Erfolgsfaktoren für Meetings im Remote-Team
Wer sein Team zu einem Meeting zusammenruft, sollte vorab diese Schritte berücksichtigen:
- Einen Besprechungsleiter bestimmen, der das Gespräch führt, strukturiert und moderiert. Bei Remote-Meetings mit vielen Teilnehmern ist ein Wortführer unerlässlich.
- Tagesordnungspunkte vorab festlegen und ankündigen. Sie geben dem Team den thematischen Rahmen des Meetings vor. Dabei sollen die wichtigsten Ergebnisse protokolliert werden, um sich zu einem späteren Zeitpunkt auf die getroffenen Entscheidungen berufen zu können.
- Ein Zeitlimit festlegen und verbindlich einhalten. Der klare Zeitrahmen sorgt dafür, dass sich die Besprechung sachbezogen auf die Tagesordnungspunkte konzentriert und nicht in endlose Diskussionen ausartet.
5. Teamleistungen quartalsweise überprüfen
Volle Transparenz in der Kommunikation ist ein weiterer entscheidender Erfolgsfaktor für Teams, die remote arbeiten. Jedes Mitglied sollte Zugang zu allen relevanten Informationen haben, um auf dem neuesten Stand zu sein.
Darüber hinaus sollte es auch aus der räumlichen Distanz möglich sein, die Leistung aller Mitarbeiter zu überprüfen. Daher ist es wichtig, Performance-Werte messbar zu machen und alle drei Monate Feedbackgespräche zu führen.
Diese Mitarbeitergespräche helfen zu erkennen, wo Optimierungspotential besteht, Schwachstellen behoben werden müssen und welchen Beitrag die einzelnen Teammitglieder dazu leisten können. Eine transparente Kommunikation bietet den Mitarbeitern die Chance gemeinsam zu wachsen und verhindert nervenaufreibende Missverständnisse.
Arbeitnehmer zu entlassen, statt dafür zu sorgen, dass sie produktiver arbeiten, führt in erster Linie dazu, dass die Motivation des gesamten Teams sinkt. Wenn jemand im Team Unterstützung oder ein zusätzliches Training benötigt, sollte auf sein Anliegen eingegangen werden. Und wenn das gesamte Team eine herausragende Performance leistet, sollte dies mit einem großzügigen Bonus anerkannt werden.
Weitere Blogartikel und Bücher zum Thema Mitarbeiterfeedback
Hier stellen wir dir einige Blogeinträge auf unserer Webseite und weiterführende Literatur zum Thema vor:
- Giving Feedback: What We’ve Learned About Building Strong Design and Development Teams (Shopify-Blogbeitrag auf Englisch)
- How to Give Good Creative Feedback (Shopify-Blogbeitrag auf Englisch)
- „Mitarbeitergespräche: Motivierend, wirksam, nachhaltig“, Buch von Rüdiger Hossiep und Jennifer Zens
- „Heikle Gespräche: Worauf es ankommt, wenn viel auf dem Spiel steht“, Buch von Kerry Patterson
- „Die 7 Wege zur Effektivität: Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“, Buch von Stephen Corvey
Eine gute Teamführung ist entscheidend – erst recht, wenn die Arbeitsstrukturen im Remote-Team noch frisch im Aufbau sind. Für sie gilt es die Mitarbeiter zu unterstützen, die Motivation aufzubauen und das gesamte Team gemeinsam zum Erfolg zu führen. 
Arbeiten aus der Natur? Kein Problem, solange die Batterie aufgeladen und die Internetverbindung vorhanden ist
Diese Tipps verbessern die Zusammenarbeit im Remote-Team
Unsere Tipps sollen dazu inspirieren, den Workflow eines ortsunabhängig arbeitenden Teams zu optimieren. Nun ist es Zeit, dieses Wissen in die Praxis umzusetzen. Ein smartes Remote-Work-Konzept ist die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, die selbst große räumliche Distanzen spielend leicht überwindet.
Dabei soll es nicht nur um mehr Effizienz, Produktivität und Output gehen, sondern auch darum, ein verbindendes Wirgefühl aufzubauen, das eine familiäre Atmosphäre im Team fördert.
Die in diesem Artikel aufgezeigten Tipps und Tools bringen dein Remote-Team selbst aus den fernsten Winkeln dieser Erde näher zusammen und helfen euch dabei, gemeinsam am Erfolg eures Unternehmens zu arbeiten.
Dieser Beitrag von Gal Dubinski erschien zuerst im englischen Shopify Blog und wurde übersetzt.
Titelbild von Ekaterina Bolovtsova. Weitere Bilder von Julia M Cameron, Helena Lopes, ELEVATE und Lukas.
